AFO 121 - Afschrijven van objecten
121.1 Inleiding
AFO 121 regelt het verwijderen van objecten uit de bibliotheekcatalogus op zodanige wijze dat hiervan overzichten geproduceerd kunnen worden via AFO 122.
Let op!
Gebruik AFO 111 (‘Titelbeschrijven') indien u een objectnummer of barcode om administratieve redenen wenst te schrappen (bijvoorbeeld omdat een ander nummer moet worden gecreëerd). Objecten die via AFO 111 zijn afgeschreven komen NIET voor in de overzichten geproduceerd kunnen worden via AFO 122.
Let op!
Afschrijven van een object is niet mogelijk in de volgende gevallen:
·
Het object is geen onderdeel van de huidige database
·
Het object behoort toe aan een andere instelling
·
U bent niet de eigenaar van het object
·
Het object is in beweging naar een andere locatie of beheerder
·
Het object is uitgeleend of gereserveerd
·
Het object is verbonden met een titelbeschrijving, die op dat moment wordt bewerkt door een andere catalograaf; de beschrijving is dan geblokkeerd
121.2 Objecten afschrijven
Nadat u deze AFO heeft gekozen verschijnt onderstaand scherm:
Schermopties
: Barcodes en/of aanwinstennummers die u inscant (of intikt) zullen worden afgevoerd. Het systeem toont een (gedeelte van) de titel en de barcode. Indien zo ingesteld (zie systeembeheer), zal het systeem per afschrijving om een bevestiging vragen.
121.2.1 Reden voor verwijdering
U kunt ook redenen voor verwijdering opgeven (dit is afhenakelijk van parameters, zie hieronder). In dat geval ziet u, na het starten van AFO 121, eerst een keuzescherm. De redenen voor verwijdering worden gedefinieerd in AFO 469 – Object Authority Lijsten:
Wanneer u een reden heeft geselecteerd wordt deze bovenin het scherm getoond:
U kunt met SSP rapporten genereren van redenen voor verwijdering.
121.2.2 Paremeters gerelateerd aan verwijderen exemplaren
Onderstaande parameetrs zijn van invloed op het afschrijven van exemplaren:
·
AFO 469 – Object Beheer Parameters – Diversen, aanvinkvakjes voor:
-
Afschrijven voor alle locaties
-
Afschrijven met bevestiging
-
Meldingen bij afschrijven
-
Geef reden voor verwijderen exemplaar (Niet in gebruik, Optionlee, Verplicht)
·
AFO 469 – Object Authority Lijsten – Redenen verwijderen exemplaar
·
AFO 611 – Paswoorden – Paswoorddefinitie – optie Inst/Loc(s) voor verwijderen
121.3 Schrappen van een titelbeschrijving
Indien het object dat u inscant het laatste is voor een bepaalde titelbeschrijving, dan vraagt het systeem u om de titelbeschrijving te bekijken (zodat u deze desgewenst kan schrappen). In dat geval wordt het plaatskenmerk automatisch gewist.
Let op
Afschrijven van exemplaren via AFO 121 heeft de volgende consequenties:
·
Het plaatskenmerk waaraan het object gekoppeld was wordt automatisch verwijderd indien het object het laatste was voor dit plaatskenmerk.
· Het object wordt opgenomen in een bestand van afgeschreven objecten, georganiseerd op datum. Via AFO 122 kunnen rapporten uit dit bestand worden gegenereerd.